Videokoosolekud ei ole teab mis uus teema. Turul on palju lahendusi ja sama palju on võimalik ka eksida. Kiirelt tehtud otsused viivad edaspidi veel suuremate probleemideni, sest erinevad videolahendused ei sobitu omavahel ega vasta ettevõtte vajadustele.
Videolahendus olgu lihtne ja kasutajasõbralik
Videolahendus on eelkõige ärivajadus, mitte niivõrd infotehnoloogiline otsus. Videosüsteemi lõppkasutaja rahulolu on lahenduse kõige olulisem osa. Umbes 40% hästitöötavast videolahendusest moodustab kvaliteetne videoseade. Ülejäänu sõltub sellest, kui lihtne ja mugav on lõppkasutajal videokoosolekul osaleda. Keerulises lahenduses pettunud töötajad hakkavad videosuhtlust vältima ja üldjuhul tähendab see videolahendusse tehtud investeeringute mahakandmist.
Mõelge läbi, mida tegelikult vaja on
Mõelge ettevõtte ärivajaduste põhiselt, mitte niivõrd tehnilisest küljest. Hea videolahendus peab katma ettevõtte kõigi protsesside vajadusi.
Pea igas keskmises ja suurettevõttes on vähemalt kaks-kolm erinevat lahendust, millega on võimalik videokõnet teha, kuid üldjuhul ei suhtle need lahendused omavahel. Selline olukord on tekkinud seetõttu, et on tegutsetud n-ö tulekahju kustutamise eesmärgil või on otsus tehtud kõhutunde järgi.
Juhul kui investeeringud mitmesse videolahendusse on juba tehtud, ei ole veel kõik läbi. Praegu on saadaval tarkvaralahendusi, mis suudavad erinevad videolahendused koos töötama panna.
Ava oma ettevõte klientidele
Rahavoog tuleb ettevõttesse peamiselt väliste kanalite kaudu (kliendid ja partnerid). Püüdke vaadata ettevõtte suhtluskanaleid kliendi või partneri seisukohast. Kui lihtne on neil ettevõtte videokoosolekutega liituda? Kas see on üldse võimalik? Miks peame partnereid kutsuma asjaajamiseks kontorisse, selle asemel et pakkuda neile kvaliteetset videokõne võimalust?
Turvalisusele tuleb rõhku panna
Videokoosolekute turvalisus on oluline. Enne lahenduse soetamist uurige, missugused turvasertifikaadid on videolahendusel olemas ja milliste teiste tarkvaratootjatega koostöös on lahendus sertifitseeritud.
Vältige võimaluse korral lahendusi, mille kasutamiseks on vaja alla laadida eraldi tarkvara. Ühel hetkel avastatakse, et on arvuti töölaual kümme erinevat videosuhtlusprogrammi ikooni. Iga tarkvaraga võib kaasneda turvarisk, juhul kui neid korrapäraselt ei uuenda.
Ära leiuta, parem konsulteeri
Videolahenduste kasutusele võtmine võib tunduda küll lihtne, aga sellel on ka oma varjatud küljed, mida peab teadma. Esmalt konsulteeri erialaspetsialistiga. Selleks ei sobi alati ettevõtte IT-osakond, vaid ettevõtted, kes tegelevad videosuhtluslahendustega ja kellel on teadmisi ärivajadustest, millest lähtuvalt oskavad nad luua tehnilisi lahendusi.
Hästi tehtud videolahendus toob ettevõttele raha sisse võrreldes põlve otsas tehtud lahendusega, mis külvab segadust ning võib osutuda pikemas perspektiivis väga kulukaks.
Artikkel ilmus kaubanduskoja ajakirja Teataja märts-aprill numbris
