Organisatsiooni juhatuse liikmete kustutamiseks registrikaardilt või sinna uute kandmiseks tuleb mittetulundusühingute ja sihtasutuste registrile (sama, mis äriregister ehk asutusena maakohtu registriosakond) esitada avaldus, millele kirjutab alla vastavalt allesjääv või iga uus juhatuse liige, kinnitades sellega oma nõusolekut vastutust kanda.
Avalduse saab esitada notari kaudu või internetis digitaalselt allkirjastatuna ettevõjaportaal.rik.ee, kus muutmiskande peab algatama igal juhul mõni registrisse kantud juhatuse liige, kuna uus inimene pääseb ühingu andmetele ehk avaldusele ligi alles siis, kui on sisestatud tema nimi ja isikukood.
Koos avaldusega tuleb registrile esitada ka muudatuse alus, mis on tavaliselt üldkoosoleku protokoll või volinike koosoleku protokoll neil, kel on põhikirjas märgitud juhatuse liikmete valimise õigus ka volikogule.
MTÜ-de seadus näeb ette, et protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija ning et protokolli lahutamatuks lisaks on koosolekul osalenute nimekiri igaühe allkirjaga.
Oluline on teada, et register ei aktsepteeri skaneeritud protokolli-allkirjalehte, vaid need peavad olema kas (sh kõigi osalenute) digitaalselt allkirjastatud või tuleb registrile saata originaalid paberkandjal. Viimasel juhul saab siiski avalduse digitaalselt esitada, sedasi pääseb notari külastamisest ja notaritasust ning maksta tuleb vaid riigilõiv 100 krooni pangalingi kaudu.
Kui MTÜ on väike ja üldkoosolekul osalenud suudavad digiallkirja anda, saab nimekirja ja protokolli digidokumendina üles laadida.
Kui kõik väljad on täidetud, kinnitavad uued juhatuse liikmed avalduse oma digiallkirjaga ja edastavad selle ühe nupule vajutusega registrile.
Muutmiskanne tehakse umbes viie tööpäevaga. Kui midagi läks viltu, nt jäi protokoll või allkirjaleht esitamata, teeb kohtu registriosakond puuduste kõrvaldamise määruse ja annab aega 30 päeva, et asjad korda teha. Määruse võib saada ka siis, kui protokoll on juba posti pandud.
Sihtasutustele kehtivad üldjoontes samad nõuded, aga selle erinevusega, et ka sihtasutuse nõukogu esimees peab kandeavaldusele alla kirjutama.
Sarnaselt toimub ka põhikirja muutmine – uus põhikirjafail tuleb lihtsalt õigesse kohta üles laadida.
Mulluste seadusemuudatuste tulemusel fikseeritakse registris ka juhatuse liikmete volituste kestus. Ametiaja lõppemisel tuleb ka tagasivalimise järel registrile sellest teada anda.
Kui inimesed ei vahetu, ei pea esitama kandeavaldust, vaid piisab registrile näiteks protokolli edastamisest või ettevõtjaportaalis kuupäevade muutmisest. Samuti ei vaja volituste pikendamine juhatuse liikme uut nõusolekut.
Igal juhul tuleb kõigil jälgida, et volituste lõppedes tuleb selle küsimusega tegeleda. Hetkel on registris hulk organisatsioone, kel pole asutamisest saadik ühtki muudatust tehtud (vt Menetlusteave) olenemata sellest, kas MTÜ loodi 2009. või 1999. aastal.
Üksiti jälgi ka, kui registriandmeid juba muudad, et seal oleks ka kehtivad kontaktandmed, eriti e-posti aadress.
Avaldatud ajakirjas Hea Kodanik nr 3/2010
