Kuluarvestus aitab välja selgitada toote või teenusega seotud kulud, et hinnata nende kasumlikkust ning teha hinnastamiseks ja ettevõtte edukaks tegutsemiseks vajalikke otsuseid.
Kuluarvestus tootmis- ja kaubandusettevõttes on kohustuslik. Teenusettevõtte kuluarvestus on vabatahtlik, kuid rangelt soovitatav, eriti siis, kui ettevõttel on plaanis kontrollitult kasvada.
Korrektne kuluarvestus eeldab, et:
- tulud ja kulud kajastatakse korrektselt ning asuvad samas perioodis (kuus), mis tähendab, et
- arvele on võetud ka arvestuslikud kulud,
- samuti on arvele võetud pikemaajaliste teenuslepingute tulud kuude lõikes;
- kauba tulu ja kulu on raamatupidamisprogrammis detailselt kajastatud;
- kaubakulu on kajastatud kaubamüügiga samas kuus;
- laosaldo programmis ühtib tegeliku laosaldoga ning seda kontrollitakse reaalsete inventuuridega regulaarselt.
Kuluarvestusega seotud mõisted
Kululiik – millise kuluga on tegemist? Näiteks tööjõukulu, seadmete hooldus, ruumide rent jms. Kajastatakse raamatupidamises eraldi kulukontodel.
Kulukoht – millega kulu on seotud, kus see tekkis? Näiteks osakond, tšehh, kontor. Vajalik kaudkulude kogumiseks ja edasiseks jagamiseks kuluobjektidele.
Kuluobjekt – millega seoses kulutus on tehtud? Sõltub sellest, millise objekti kulusid täpselt teada tahetakse. Näiteks tooted, teenused, tulemusüksused, turusegmendid. Kuluobjekti (toote) otsekulud kantakse otse kuluobjektile. Kaudkulud jagatakse kuluobjektile kulukohtade kaudu.
Tasakaalupunkt – tegevuse maht, kus tulud müügist katavad ära kõik kulud, sh nii muutuvkulud kui püsikulud. Tegevusmahu edasine kasv tähendab, et teenitakse kasumit.
Jääktulu (contribution margin) = müügitulu – muutuvkulud, nimetatakse tihti ka brutokasumiks.
Kulude jaotamise võimalused
Kuluarvestussüsteemi sisseseadmiseks tuleb läbi mõelda, millist infot soovitakse kulude kohta raamatupidamisest saada. Kulud käituvad erinevalt ja infot on vaja mitmeks otstarbeks, jaotused võivad olla kasutusel ka samaaegselt (ja tihti ongi). Kui otseselt tootmise jaoks on vaja eristada just otsekulud ja kaudkulud, siis eelarvestamise jaoks tuleks veel eraldi ära märgistada muutuvkulud ja püsikulud ning ka välja tuua kulud, mida üksuse juht kontrollida ei saa. Hiljem kulusid detailsemalt analüüsida on päris keeruline, kui neid pole kohe korrektselt lahterdatud.
Otsekulude ja kaudkulude eristamine on oluline kuluarvestuseks:
- otsekulu on kulu, mida saab otseselt kanda kuluobjektile, näiteks toote materjalikulu;
- tootmise kaudkulu on kulu, mis ei ole kuluobjektiga otseselt seotud ja seda otseselt sellega siduda ei saa. Kuluobjektile kantakse kaudkulu mingi jaotusvõtme alusel, näiteks otsesed inimese või masina töötunnid. Kaudkuludeks on näiteks tehase küttekulud, tsehhijuhataja palk jne.
Muutuvkulude ja püsikulude eristamine on oluline eelarvestamiseks:
- muutuvkulu on kulu, mis muutub koos tegevuse mahuga, näiteks tükitöötasu kulu, materjali kulu. Muutuvkulu muutub teatud ühiku võrra, kui tegevusmaht muutub ühe ühiku võrra;
- püsikulu on kulu, mis jääb muutumatuks sõltumata tegevusmahust, vähemalt mõneks ajaks, näiteks tsehhijuhataja töötasu, tootmishoone rent jne. Püsikulu muutub astmeliselt, näiteks tegevusmahu suurenedes kolitakse uude hoonesse, uuel tasemel on rendikulu jälle mõnda aega muutumatu.
Kontrollitavad ja mittekontrollitavad kulude jaotus on oluline eeskätt eelarvestamiseks ja aruandluseks:
- näiteks kui osakonna juht on vastutav osakonna tulemuse eest või
- osakonna juht ei suuda mõjutada keskselt jaotatud peakontori kulusid ja vastavalt ei saa tema töötulemust selle alusel hinnata.
Kuluarvestus tootmises, kaubanduses ja teenusettevõttes
Kui tootmises ja kaubanduses tuleb kuluarvestust pidada kindlatest reeglitest lähtuvalt, siis teenusettevõttes nii kindlaid reegleid ei ole ja saab läheneda paindlikumalt.
Kuluarvestus tootmisettevõttes
Tootmises on peamine jälgida, et varud ja kaubakulu saaksid kajastatud korrektselt. Üldpõhimõte on, et tootmise otsekulud ja tootmisega seotud kaudkulud jagatakse otse toodetele. Turundus- ja teised üldkulud lähevad perioodikuludeks, neid laiali ei jagata.
Varude tootmiskulutused sisaldavad:
- otseseid toodetega seotud kulutusi (otsekulud) – materjali maksumus, tööliste palgad jne;
- proportsionaalset osa tootmise üldkuludest – näiteks seadmete amortisatsioon, remondikulu, tootmisjuhtide palgad,
- püsivad tootmise üldkulud jagatakse toodete soetusmaksumusele lähtudes normaalsest tootmismahust.
Kulutused, mida ei lülitata varude soetusmaksumusse, vaid kajastatakse perioodikuludes:
- normaalsest suuremad tootmiskulud;
- laokulud, välja arvatud juhul, kui need on vältimatud tootmisprotsessi käigus;
- mittetootmislikud üldkulud, mis ei ole vajalikud varude viimiseks nende olemasolevasse asukohta ja seisundisse.
Kuluarvestus kaubanduses
Kaubanduses võetakse ostetud kaup arvele varuna. Soetusmaksumusele saab lisada transpordikulud ja muud otsekulud, kuid mitte rohkem.
Soetusmaksumuse hulka arvestatakse:
- ostuhind,
- transpordikulu,
- muud kulud nagu pakendamiskulu, remondikulu, sildistamiskulu vm.
Teenuste kuluarvestus
Teenuste puhul ei ole laovarusid ning kuluarvestuse pidamine on vajalik eelkõige juhtimisotstarbeks.
Teenuste puhul on mõistlik jagada teenuste vahel eeskätt otsekulud (suures osas tööjõukulu ja allhange). Kaudkulude jagamine võib olla suhteliselt keeruline ja kallis, vigu on lihtne teha.
Kuluarvestus teenusettevõttes aitab:
- hinnastada korrektselt oma teenuseid;
- optimeerida oma ressursside kasutamist;
- jälgida tegevust ja eesmärkide saavutamist.
