Tihedas konkurentsisituatsioonis on ettevõtte jaoks ülioluline hästi läbimõeldud ja üles ehitatud infosüsteem. Infosüsteemi allüksuseks on raamatupidamine, mis tagab vajalikku ja usaldusväärse informatsiooni. Siinkohal tuleb appi raamatupidamise sise-eeskiri.

Raamatupidamise sise-eeskiri

Raamatupidamise sise-eeskirja koostamise kohustus, raamatupidamiskohustuslasel Eestis, tuleneb raamatupidamise seadusest ‎§ 11 (v.a mikroettevõtjad).

Mis tuuakse välja ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjas?

• Kasutatav tarkvara
  Majandustehingute kirjendamiseks kasutatav raamatupidamisprogramm (näiteks Standard Books bt Hansaworld, Directo, Merit Aktiva jne).
• Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine
  Dokumendid, mille alusel toimub raha, materjalide, põhivahendite, jm varaobjektide liikumine. Näiteks majandustehinguid kirjendatakse algdokumentide või nende põhjal koostatud koonddokumentide alusel raamatupidamisregistrites. Välja tuuakse andmed, mida algdokumendid peavad sisaldama, näiteks majandustehingu kuupäev, summa, majandustehingu lühikirjeldus, dokumendi nimetus ja number.
• Raamatupidamisregistrid 
  Andmekogud, mida esitatakse ajalises järjestuses (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat). Näiteks on ostuarved järjestatud tehingu toimumise kuupäeva alusel ning raha väljaminek on liigitatud eri kontode kaupa (tegevuskulu, muud ärikulud jne). Eeskirjas kajastatakse aeg, mille jooksul, pärast majandustehingu toimumist, need tehingud kirjendatakse. Nõuded, millele peab vastama algdokument. Algdokumendid, mida ettevõte kasutab (sularaha kviitung, saateleht, ostuarved jne). Raamatupidamise alg- ja koondokumentidel olevate andmete ning raamatupidamiskirjendite paranduste teostamise kord.
• Dokumendikäive
  Dokumentide liikumine ettevõttes – dokumendi koostamisest või ettevõttesse saabumisel kuni arhiivi jõudmiseni. Ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjas sisaldab dokumendi nimetust (näiteks müügiarve, lähetusaruanne), raamatupidamisse esitamise aeg (näiteks ostuarve esitamise aeg, arve tekkimisel; lähetusaruande esitamise aeg, hiljemalt viiendal tööpäeval pärast lähetuse lõpptähtaega).
• Dokumentide säilitamine
  Algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, millal algdokument raamatupidamises kajastati. Eeskiri sisaldab ka teiste dokumentide (raamatupidamisregistrid, lepingud, raamatupidamise aruanded, pikaajaliste kohustiste, töölepingud jne.) säilitamise korda.
• Tulude kajastamine
  Milliste tululiikide lõikes (näiteks müügitulu, muud äritulud, finantstulu) ja kuidas (näiteks õiglases väärtuses) ning mis aja jooksul kajastatakse ettevõtte tulud.
• Kulude kajastamine
  Milliste kululiikide lõikes kajastatakse ettevõtte kulud (näiteks tegevuskulud, tööjõukulu, finantskulu jne.) Lisaks, mis perioodi jooksul kulud kajastatakse.
• Rahaliste vahendite arvestus
  Rahaliste vahendite hoidmine (näiteks kassa, pank) ja kajastamine. Sularaha arvelduste ja sularaha sissemaksete kassas pangakontole tegemise kord. Kassakäivet tõestava maksedokumendi vormistamise kord jne. Pangas avatud arveldusarvete kasutamine (milleks kasutatakse). Isikud, kellel on makse- ja krediitkaartide kasutamise õigus jne.
• Nõuete ja ettemaksete arvestus
  Kuidas kajastatakse lühiajalisi nõudeid ja tehtud ettemaksete (näiteks korrigeeritud soetusmaksumuse meetodil)? Millises moodulis peetakse arveldusi ostjatega (näiteks müügireskontro)? Millal inventeeritakse nõudeid ostjate vastu? Millal kantakse ostjate vastu esitatud nõuded maha? Milliseid nõudeid kajastatakse muude lühiajaliste nõuete all (näiteks lühiajaline laen jne)?
• Varude arvestus
  Varude arvele võtmine (näiteks soetusmaksumuses). Mida sisaldab varude ostukulutused (näiteks tollimaks, transpordikulud)? Varude kajastamine raamatupidamises (näiteks varud, müügiks ostetud kaubad, ettemaksed tarnijatele). Kuidas hinnatakse varusid aruandekuupäeva? Samuti tuuakse selles alapunktis välja, milline väikevara on väheväärtuslik vara (näiteks vara, mille soetusmaksumus on kuni 3000 eurot).
• Põhivara arvestus
  Millises moodulis peetakse põhivara arvestus (näiteks moodul Põhivara)? Ettevõtte investeeringud ja nende arvele võtmine ning hindamine. Vara, mis on ettevõttel materiaalseks või immateriaalseks põhivaraks (näiteks vara, mida kasutatakse enda majandustegevuses pikema ajavahemiku jooksul kui üks aasta ja mille soetusmaksumus on alates 3000 eurost). Välja tuuakse ka paranduse, remondi ja hooldusega seotud aspektid. Kuidas arvestatakse põhivara amortisatsiooni ja nende väärtust? Mille alusel ja kuidas toimub põhivara mahakandmine?
• Kohustuste arvestus
  Kohustuste kajastamine (näiteks võetud laenud, võlad tarnijatele).
• Varade ja kohustiste inventeerimine
  Mitu korda aastas ja kuidas viiakse inventuur läbi (näiteks korra aastas, korra kvartalis)? Millal viiakse läbi erakorraline inventuur (näiteks varguse ilmnemisel)?
• Aruande esitamise kord
  Kuidas ja kellele esitatakse perioodilised aruanded ning majandusaasta aruanne?
• Sisekontrolli meetmed
  Milliseid sisekorra põhimõtteid on rakendatud ettevõtte raamatupidamisarvestuses?
• Ettevõtte aruandvad isikud
  Ettevõtte juhatuse poolt määratakse ettevõtte aruandvad isikud, kellel on lubatud teha organisatsiooniga seotud majandustehinguid, määratud summade piires. Tihti on aruandvateks isikuteks ostujuht, projektijuht, müügiesindaja, kassapidaja, töölähetustes käijad… töötajad, kes teostavad sularaha või kaarditehinguid. Iga ettevõte peab sise-eeskirjas välja tooma oma ettevõtte aruandvad isikud.
• Aruandvate isikute õigused ja kohustused
  Õigus teostada, ettevõtte vahenditega, talle volitatud tehinguid. Kui aruandev isik teostab tehingu oma isiklikest rahalistest vahenditest, siis ettevõtte kompenseerib tehingu, ostuarve alusel. Aruandev isik on kohustatud vajadusel andma juhatusele aru, iga tehtud tehingu kohta. Kui eeskirjas on välja toodud, et kõik algdokumendid peavad olema aruandva isiku poolt allkirjastatud, siis sellest lähtuvalt peab aruandev isik tehtud tehingute algdokumendid ka allkirjastama.
• Aruandmise kord
  Eeskirjas tuleb määrata aruandmise kord. Näiteks aruandvad isikud annavad sularaha kasutamisest aru vähemalt üks kord kuus avansiaruandega või kord kuus/iga nädalaselt esitatakse kõik kulutšekid.

Raamatupidamise sise-eeskiri koostatakse lähtuvalt ettevõtte tüübist ja tegevusaladest. Teksti kopeerimisest, seadusest või teistelt ettevõtetelt, ei ole ettevõttele kasu. Juhul, kui eeskirjas ei ole kirjeldatud mõnda raamatupidamise korraldamise sätet, dokumenteerimise viisi või arvestuse korda, lähtutakse raamatupidamise seadusest, Eesti Raamatupidamise Toimkonna juhendist ja teistest õigusaktide sätetest.

Ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirja koostab enamasti finantsjuht, kes on kursis raamatupidamise seadusega ja tunneb ettevõtet kui terviklikku süsteemi. Tähtis roll eeskirja koostamisel on ka ettevõtte juhatusel.

Raamatupidamise sise-eeskirja vormistamine ja kinnitamine

Tegemist ei ole dokumendiga, millele oleks tehtud vormilisi ettekirjutusi ehk sise-eeskirja võib vormistada oma äranägemise järgi. Kuid sellegi poolest tuleb arvestada, et tegu on olulise raamatupidamise dokumendiga, mida tuleb teha ametlikus ja korrektses vormis.

Raamatupidamise sise-eeskiri kinnitatakse ettevõtte juhatuse poolt ja kinnitatud eeskirja võib igal ajal muuta. Soovituslik on sise- eeskiri hoida ajakohane ja regulaarset üle vaadata. Meeles tuleb pidada, et sise-eeskirja tuleb säilitada seitse aastat pärast selle muutmist või asendamist.

Raamatupidamise sise-eeskirja eesmärk

Raamatupidamise sise-eeskiri täidab ainult siis oma rolli, kui see on koostatud läbimõeldult, ja lähtuvalt ettevõttest, tagades raamatupidamise:

• järjepidevuse;
  Kui raamatupidamist teostatakse vastavalt ettevõtte raamatupidamise sise-eeskirjale, siis ettevõtte kulud, tulud jne liigitakse sama põhimõtet järgides. Samuti järjepidevus olukorras, kus soovitakse vahetada raamatupidajat. Sellisel juhul on sise-eeskiri abiks uuele raamatupidajale, et saaks teostada raamatupidamist täpselt sama reeglistiku järgi, mida kasutas eelnev raamatupidaja.
• üheselt mõistetavuse;
  Sise-eeskirjas on välja toodud, mis alusel on näiteks teostatud põhivara arvestus või kuidas liigitatakse ettevõtte kulusid. Tutvudes sise-eeskirjaga mõistavad informatsiooni üht moodi nii juhatus, töötajad, raamatupidaja kui ka välistarbijad. Säästes aega, mis eeskirja puudumisel võib kuluda arutamiseks, mis põhimõtte alusel kanti üht või teist tehingut raamatupidamisse.
• kindlustunde; Kindlustunne nii raamatupidajale kui ka juhatusele, et ettevõtte raamatupidamine on korraldatud seadusekohaselt ja lähtuvalt ettevõttest.
• kasutatakse raamatupidamisteenuse pakkujat, aitab dokument ettevõtte omanikul olla kursis raamatupidamise algtõdedega ja teha ettevõtte arengu osas tarku ja informeeritud otsuseid, samuti kontrollida teenusepakkuja tööd.

Raamatupidamise sise-eeskirja koostamist ei tasu võtta, kui seadusest tulenevat tüütut kohustust. Hästi koostatud raamatupidamise sise-eeskirja kasutatakse kui spikrit igapäevatöös.