Küsimused ja vastused andmekaitse teemal, mis tõstatuvad töösuhetes. Vastab SORAINEN Advokaadibüroo vandeadvokaat Pirkko-Liis Harkmaa.
Küsimus: kas kaamera on lubatud ettevõtte sööklas või läheb see samuti puhkuseks kasutatavate ruumide hulka?
Söökla on pigem puhkeruum ja kaamera kasutamine sööklas ei ole üldjuhul õigustatud.
Küsimus: kui töötaja töötab kaupluse kassas ja varguste ning pettuste avastamiseks ja tõendamiseks on vajalik kaameraid kasutada, siis kuidas seda peaks lahendama? Kas piisab selles, et puhkepauside ajal ei ole nad kaamerate vaateväljas?
Kõigepealt peab tööandja seadma eesmärgi, mida ta kaamera kasutamisega saavutada soovib, s.t. piiritlema, milline on tema konkreetne ja reaalselt esinev õigustatud huvi. Seejärel tegema enne kaamerate kasutusele võttu õigustatud huvi hindamise, mille käigus välja selgitama, kas eesmärgi saavutamiseks on muid alternatiive ning kas kaamerate kasutamine ei riku ülemääraselt töötajate huve. Taunitav on töötaja pidev kaamera vaateväljas olek ehk töötajal peab olema võimalus vähemalt puhkepauside ajal olla väljaspool kaamera vaatevälja.
Küsimus: kas suletud postkasti võib säilitada arhiveerituna näiteks 6 kuud? Ka säilitamisel töötleme ju endise töötaja isikuandmeid.
Peale töösuhte lõppu ei ole tööandjal üldiselt põhjust endise töötaja postkasti avatuna hoida. See tähendab, et nimeline e-posti aadress tuleb sulgeda, kui ei ole töötaja nõusolekut e-posti aadressi avatuna hoidmiseks. E-posti aadressi sulgemine tähendab seda, et sellele aadressile ei ole võimalik enam kirju saata, s.t, saatja saab vastuseks, et sellist e-posti aadressi ei eksisteeri enam ja e-kiri ei lähe kohale. Veebiseminaril käsitletud lahendis leidiski Andmekaitse Inspektsioon, et e-posti aadressi lahtihoidmine rohkem kui kuus kuud peale töötaja lahkumist pole enam põhjendatud. Mis aga puudutab töötaja e-postkasti sisu, siis saab tööandja kehtestada reeglid, mille kohaselt on tal põhjendatud õigus säilitada töötaja e-kirju mõistliku aja jooksul. Mis on siinkohal mõistlik aeg, oleneb asjaoludest ja e-kirjade säilitamise eesmärgist. Andmekaitse Inspektsioon on selgitanud, et kui on põhjendatud vajadus säilitada mingiks ajaks töötaja e- post, võib serveris töötaja nimelise e-posti asendada muu kombinatsiooniga, mille alusel ei saa inimest enam tuvastada, näiteks “tootajaametipost@ettevõte.ee”. Üldiselt on soovitatav postkastist vajadusel eraldada ja säilitada üksnes see info, mis on tööandjale vajalik, ning seejärel e-postkasti sisu ka kustutada.
Küsimus: tööandjatel on väga suur huvi teada saada, kui suur hulk tema töötajatest on COVID-i vastu vaktsineeritud (mitte ainult riskianalüüsi pinnal). Kas tal on selleks õigustatud huvi? Kas võiks küsida ajutiselt, mingi aja möödumisel kustutada?
Andmeid äriühingu töötajate hõlmatuse protsendi kohta COVID-tõendiga (sh tõhustusdooside % töötajate hulgas) on võimalik saada Haigekassast. Tööandja võib teha ka anonüümse küsitluse enda töötajate hulgas ja ei pea selleks igalt töötajalt nimeliselt küsima, kas ta on vaktsineeritud või mitte.
Küsimus: kas ettevõtte tööarvutis võib kasutada programmi DeskTime, mis jälgib töötaja arvutis kasutatavate programmide kasutamist, üldist tööaega ja produktiivsust. Lisaks on seal funktsionaalsus, mis võimaldab teha kuvatõmmiseid ekraani pildist. Kas see on lubatud?
Keeruline on öelda, kas see on lubatud või mitte. See oleneb sellest, millisel eesmärgil tööandja sellist jälgimist kasutab, milliseid andmeid sellega täpselt kogutakse ning millisel alusel ning kas arvestades jälgimise eesmärki, on võimalik kasutada muid alternatiivseid võimalusi peale taolise jälgimise. Kui tööandjal on sellise jälgimise suhtes õigustatud huvi, siis peab olema enne programmi kasutama hakkamist läbi viidud dokumenteeritud õigustatud huvi hindamine. Kui selle tulemusena on leitud, et selline jälgimine on eesmärki silmas pidades ainuvõimalik ja see ei riku töötaja huve, siis peab töötajat sellise jälgimise teel andmete kogumisest teavitama (sh andmete kogumise eesmärgist, alusest, andmete säilitamise tähtajast, sellest, kellel on nendele andmetele ligipääs jne.
