Koroonakriis võib küll peatselt mööduda ja pole teada, kas tuleb järgmine, aga kustumatu jälg on juba jäetud. Kui palju muudab aga kriis seda maailma, millega siiani harjunud oleme, seda näitab juba lähitulevik.
Envoice uuris Eesti parimatelt raamatupidajatelt, kuidas on eriolukord ja sellest tulenevad piirangud mõjutanud nende tööd ja igapäevaseid toimetusi. Tundsime huvi, milliseid väljakutseid on uus (koroona)ajastu endaga toonud? Kuidas bürood on oma töö ümber korraldanud, mida on kriisist õppida ja kas mõned muutused on tulnud selleks, et jääda? Küsitlus toimus ajal, mil eriolukorra lõpptähtaeg oli juba teada ning tunneli lõpus kumas veidi valgust.
Kuidas muutus töökorraldus ja millised on peamised väljakutsed?
Küsitletud raamatupidajatest leidis enamus, et nende töökorralduses ei muutunud midagi märkimisväärset. Selline arvamus tundus esialgu pisut üllatav. Kui aga arvestada, et kõik küsitletud büroodest toimetavad juba pikemat aega Envoice’ga ja teiste pilvepõhiste lahendustega, siis kodukontorisse kolimine oli vaid tehniline nüanss. Sellegipoolest ilmnesid kodustes oludes ka mõned uued väljakutsed, millega varem arvestatud ei oldud.
Maris Varik: “Kui minult küsitakse, kuidas mul tööl läheb, siis vastan tavaliselt, et olen juba mõnda aega pilves ja midagi pole väga muutunud”.
Liis Laanesaar (DC Management): “Meie kogu töökorralduses ei muutunud midagi, kõik tööprotsessid on juba varasemalt nii üles ehitatud, et inimesed saavad teha ükskõik kus kohas tööd ja teevadki, kasvõi Lõuna-Aafrikas. Klientidega sama teema. Klient võib ise Hollandis olla, aga kogu raamatupidamine saab tehtud. Meie jaoks on väga olulised efektiivsed tööprotsessid”.
Peamise väljakutsena tõid raamatupidajad välja harjumist uut tüüpi kodukontori oludega. Isegi neile, kes olid varem kodukontoris töötanud on seekordne olustik uudne – nüüd on tegemist jagatud kodukontoriga, kus lisaks klientide küsimustega peab tegelema terve pere väljakutsetega.
Marvi Meriniit (Abakus Raamatupidamine): “Ma julgen arvata, et raamatupidajad on ühed nendest eesrindlikest, kes juba ammu on moel või teisel, rohkem või vähem, viinud oma töö kodukontori võimalustele. Siiski, nii nagu ilmselt ka mujal, vaevalt et kõik olid valmis seda igapäevaselt tegema.”
Praktiliselt kõik vastajad märkisid väljakutsena ära ka valitsuse toetusmeetmed, mis vajavad küll raamatupidaja poolset käsitlemist, aga mõistetavatel põhjustel puudusid kogemused ja parimad praktikad.
Piret Tootmaa (IMG Numeri): “Igapäevaselt tuli veel rohkem kliente nõustada ja leida kiiresti lahendusi tekkinud küsimustele ja probleemidele.”
Anni Meister (RMP Meister): “Peamiseks väljakutseks on klientide tihedam nõustamine eriolukorrast tingitud maksumuudatuste osas ning erinevate toetuste taotlemiseks seotud küsimustes. See kõik eeldas ajakulu erinevatele koolitustele ja seminaridele”.
Isegi, kui töövahendid on olemas, töö saab tehtud, kliendid eeskujulikult teenindatud on kodukontoris ikkagi midagi puudu. Need on kolleegid, kellega oleme harjunud igapäevaselt nii töiseid, kui muid teemasid arutama. Mitmed vastajad tõid väljakutsena välja igatsust kolleegide järele.
Johanna Vironmäki (Tuokko): “Meid on kokku 18 ja kontoris käib pidev suhtlemine ja arutelu. Mõned on kurtnud seda, et igatsevad seltskonda ja kõige raskem ongi, et on puudu sotsiaalne külg tööst.”
Vastajate hulgas oli ka raamatupidajaid, kes arvasid, et koroona on küll maailma palju laastanud, kuid ehk seda oli ühiskonnale tarvis, et pisutki pidurdada tormamist. See on olnud aeg, mil enda sisse kui ka enda ümber vaadata. Ja võibolla ka mõned punktid oma elus ümber hinnata.
Mida arvasid kliendid?
Kui enamus raamatupidajatest oli juba koroonast sõltumatult viinud kogu asjaajamise pilvepõhiseks ja paberivabaks, siis oli vastajate hulgas ka neid, kes lootsid, et uus olukord andis tõuke nii mõnelegi kliendile, kes varem oli vankumatult dokumente paberil esitanud.
Envoice’i ja teiste pilvepõhiste tarkvarade loojaid rõõmustab Marianne Reinsoo (Margem Consulting) ütlus: “Kliendid ei saanud arugi.”
Ühe näitena toodi välja klient, kes ei olnud ka nüüd nõus loobuma paberarvete transportimisest. Ta tegi ettepaneku, et hoiab ohutuse huvides pabereid kolm päeva autos ja seejärel sügavkülmikus.
Millised õppetunnid kriisist kaasa võtta?
Nagu öeldakse, et head kriisi ei tasu kunagi raisku lasta. Sellest tuleb teha omad järeldused ja võtta kaasa õppetunnid.
Marvi Meriniit: “Sellest kriisist võtame kindlasti kaasa parema meeskonnatöö, uued oskused ja kogemused. Kriis tõestas, et oleme oma firma väärtused õigesti seadnud, eelistades kvaliteeti kvantiteedile ja seeläbi tekitanud lojaalse klientuuri ning konservatiivne äripoliitika on tekitanud reserve mõne kuulise raskema perioodi üle elamiseks.”
Isegi kui peamised töövahendid nagu raamatupidamistarkvara ja ostuarvete haldamine on pilvepõhised, vajab kodus töötamine ka teisi tööriistu. Järgnevalt mõned mõtted enim mainimist leidnud õppetundidest.
- Suhtlemine klientidega – leia meeskonnale sobivaimad veebipõhised kommunikatsioonivahendid, aga ära unusta kliente! Ole paindlik ja arvesta sellega, et kliendid ei pruugi kasutada Zoomi, Teamsi või Skype´i. Ole valmis võtma kasutusele Google Meet või Facetime või mõni järgmine suhtluskanal.
- Töövahendid tegevuste juhtimiseks – kui päriskontoris on lihtne kolleegil “nööbist haarata” ja uurida, kuidas ühe või teise toimetusega läheb, siis distantsilt tegevustel järje hoidmine on komplitseeritum. Ülesannete planeerimise ja töökorralduse haldamise tööriistadena leidsid enim mainimist Toggl Plan ja UKU.
Marvi Meriniit: “Tuli uurida ja leida ning õppida kasutama uusi tarkvarasid, näiteks Zoom. Samuti hakkasime kasutama Toggl Plan’i, et ülesanded kõik tehtud saaks ja järg käest ei läheks.”
- Päevakava – ole valmis muutma harjumuspärast rutiini ja loo endale päevakava.
Marianne Reinsoo: “Kõige suurem väljakutse on koduse tööga harjumine ja selle organiseerimine, sest segavaid faktoreid on palju ja kui endale päevakava paika ei pane, siis teed kõiki asju korraga.”
- Mõtle oma töötajatele – uued tööriistad ja oskused ei ole ainsad, mida kriisist kaasa võtta. Mõtle ka sellele, et töötajad on sotsiaalsed olendid ja vajavad kolleegidega suhtlemist.
Marianne Reinsoo: “Kindlasti on inimestel tahtmine koos tööl käia ja vahetult suhelda ning end kasulikuna tunda. Kui töö ja kollektiiv on meeldivad, siis on ju tööl käimine puhas rõõm.”
Mida toob koroonajärgne ajastu?
Tulevikust rääkides jäi kõlama arvamus, et kaugtöö on tulnud selleks, et jääda. Arvati seda, et olude sunnil kasutusele võetud uued, internetipõhised suhtluskanalid on osutunud sobivaks ka klientidega suhtlemisel ja sellised tööriistad on leidnud endale koha tuleviku raamatupidamises.
Isegi kui täna on veel mõned “paberiusku” kliendid, siis juba lähemas tulevikus ootab neid ees digitaliseerimine.
Maris Varik: “Kaugtöö on järjest loogilisem ja see teeb heameelt. Ehk väheneb selle tagajärjel linnastumine ja inimesed kolivad meelsamini neist eemale.”
Toreda mõtte, millega lugu lõpetada, jagas meiega raamatupidaja, kelle jaoks on raamatupidamine hobi ja võimalus raamatupidamisega tegeleda. Tema peamine tööaeg möödub ühes suurettevõttes. “Pisut enam kui aasta tagasi olin raamatupidamisteenuse osutamisega lõpparvet tegemas, kuna aega nappis lihtsalt. Minu kliendid on minuga olnud pikki aastaid ja sellepärast otsustasin siiski endale veel ühe võimaluse anda. Otsustasin katsetada Envoice’i ja SmartAccounts’i, eesmärgiga aega võita. Ma saan täna öelda, et olen aega võitnud tänu Envoice’i ja SmartAccounts’i kasutusele võtmisest vähemalt 70%. Ehk mul kulub nüüd klientide raamatupidamise teostamiseks vaid ca 30% ajast, mis varasemalt käsitsi paberkujul arveid sisestades kulus. Nii mina kui ka kliendid on rahul.”
Envoice tänab veelkord kõiki raamatupidajaid, kes leidsid kõige tulisemal tööajal (kalendrikuu alguses ja aastaaruannete koostamise perioodil) aega oma mõtteid jagada. Arvamusi kogunes kokku kaheksa lehekülge ja blogipostituse pikkuse reegleid järgides ei olnud meil võimalik kõiki mõtteid avaldada. Päris kindlasti jäid nii mõnedki toredad arvamused ootama järgmist artiklit.
Jätame lugeja otsustada, kas vastajate positiivne tonaalsus on tingitud eriolukorra lõppemise meeleolust, või sellest, et nendel raamatupidajatel on kasutada abimees nimega Envoice.
