Ettevõtjatele on äri kõige olulisemad elemendid rahavood, kasum, rahulolu, tööohutus ja riskid, kuid nendest tähtsaimaks peetakse siiski rahavoogude juhtimist. Ehituse projektijuhtimine tähendabki kogenud ehitusfirma juhi sõnul pigem rahavoogude juhtimist.

Tulemusmõõdikud (KPI – Key Performance Indicators) on olulised iga ettevõtte juhtimises. Võib öelda, et need on sama olulised nagu erinevad näidikud auto armatuurlaual, mis annavad hea ülevaate süsteemi olukorrast ja ohtudest. Elupõlisele autojuhile piisab auto seisukorra hindamiseks ilmselt mootori häälest, kuid sellest hoolimata on hea, kui vea korral armatuurlaual mõni punane tuluke süttib – see aitab õigel ajal midagi ette võtta.

Paljud ettevõtete juhid suhtlevad aktiivselt eri tasandi töötajatega ja ütlevad, et saavad nõnda kogu vajaliku juhtimisinfo. Teised jälle kombineerivad mõõdikuid ja suhtlemist.

Artiklis keskendutakse paarile Eesti ehitusettevõttele (peatöövõtjale), kes olid nõus avaldama, milliseid KPI-sid nad kasutavad, kuidas nad just nende mõõdikuteni jõudsid ja kuidas neid jälgivad. Olgu siinkohal ka öeldud, et mõni juht ei nimeta jälgitavaid mõõdikuid KPI-deks, kuigi sisu on sama. Mis puudutab ehitusettevõtteid, siis nende kasumimarginaalid on üsna õhukesed, seega tuleb erinevaid näitajaid ja nende ajas muutumist hoolikalt jälgida.

Vestlustest ilmnes muu hulgas, et juhtkonna strateegianõupidamistel selgitatakse tavaliselt välja see, millised on ettevõtte eesmärgid ja vahendid eesmärkide saavutamiseks. KPI-d on aga seotud ettevõtte eesmärkidega ning oluliste ärielementidega, sest see aitab mõõta eesmärkide täitmist. Lisaks selgus vestlustes, et ettevõtte allüksustes võib olla täiendavaid mõõdikuid, mis näitavad, kuidas allüksus panustab oma sisemise eesmärgi ja rolli kaudu kogu ettevõtte eesmärkidesse.

Rahavoogude erinevad tasandid

Üks vestluses osalenud 20-aastase kogemusega ehitusfirma juht ütles, et ehituse projektijuhtimine tähendab sisuliselt rahavoogude juhtimist. Rahavoogude juhtimiseks kasutavad need ettevõtted aga mitmeid mõõdikuid. Näiteks tasub kogenud juhtide sõnul meeles pidada, et firma võib olla küll kasumis, aga kui raha lihtsalt ei jätku, siis püsib ka pankrotioht.

Üks rahavoo mõõdik, mida ehitusettevõtted jälgivad, on iga päeva lõpus pangakontol olev jääk. Sellest moodustub graafik, mis annab visuaalse ülevaate rahalisest seisust. Samamoodi kehtestavad ettevõtted endale ka raha miinimumjääke ehk rahareserve, mis peavad päeva lõpuks olema teatud tasemel – kui on vähem, hakkab tööle n-ö punane tuluke.

Veel jälgivad ettevõtjad rahavoogusid ka projekti tasandil – projektid ning juhtimis- ja finantskulud summeeritakse ettevõtte rahavooks. Nii on rahavoogusid võimalik prognoosida vastavalt projekti pikkusele. Ühtlasi paraneb ka projektijuhi teadlikkus rahavoogude juhtimisest ja maksetähtaegadest.

Kui rahavoogusid jälgitakse ainult ettevõtte ja mitte projekti tasandil, siis see töötab lühiajaliste rahavoogude korral ning maksetähtaegadest sõltuvalt kuni üks kuu. Rahavoogusid saab mõjutada ka juba kliendi ja alltöövõtjatega lepinguid sõlmides. Rahavood seotakse projekti tasandil seotud tulemustasudega.

Kasumit tuleb pidevalt jälgida

Üks oluline KPI ehitusfirmadele on ka projektide kasum, mille pidev jälgimine aitab ära tunda probleemseid projekte ning suunata juhtkonna tähelepanu ja ressursse lahenduste leidmisele. Juhtkond vaatab projektide finantstulemused üle kord kuus ja võrdleb neid eesmärgiga. Samamoodi võrdlevad ehitusettevõtted jooksvaid tulemusi eelmise kuu või mõne muu perioodi kasumiga ning vaatavad ka kogu projektiportfelli kasumit.

Ehitusfirmadele on oluline ka ettevõtte kogukasum ning eraldi allüksuste, tegevusvaldkondade ja tootegruppide kasumid. Lisaks pööratakse tähelepanu tööohutusele, mida jälgitakse pidevalt, sest see on nii töötajate kui ka alltöövõtjate huvides.

Ka riskid ja võimalused on ehitusfirmade jaoks olulised, sest nende jälgimine projekti pakkumusfaasist kuni lõpuni võimaldab neid pidevalt fookuses hoida ning mõjutada nii kogu projekti terve eluea jooksul. Oluline on ka aeg – ehitusfirmad jälgivad täpselt ajagraafikuid ja võrdlevad neid algselt tehtud ajagraafikuga.

KPI-d ja tulemustasud tuleb siduda

Lisaks eelpool kirjeldatud pidevalt jälgitavatele KPI-dele on ehitusettevõtjatel ka harvemini – näiteks kord aastas või projekti lõpus – jälgitavaid mõõdikuid. Üks nendest on kliendirahulolu, mida mõõdetakse küsimustike või intervjuude abil indekssüsteemi kaudu. Soovituslikult võiks mõõta aga kliendikogemust, sest see annab eri etappides kliendi protsessidest parema arusaamise. Näiteks on ühes elamuarendusega tegelevas ehitusfirmas praktiseeritud ka kliendiprotsessi kaardistamist – seda küll välismaise osalusega firmas.

Harva uuenevate mõõdikute hulka kuulub ka töötajarahulolu, sest heade töötajate hoidmine on järjest olulisem. Ka seda mõõdetakse küsimustike abil.

Oluline KPI on ka arenduste efekt ehk tegemist on olukorraga, kus ettevõte tahab kaasaegsete tehnoloogiate (BIM, Lean ehitus) abil muuta oma tegevust efektiivsemaks ja paindlikumaks. Olulised on korduvtellimused, mis näitab, et samad kliendid tulevad tagasi uute tellimustega.

Kaod, kulud, aeg ja muudatused

Vestlustest selgus, et mõni ettevõte otsib tulemusmõõdikut kadude, vigade ja ümbertegemiste mõõtmiseks, kuid seda infot on erinevatel põhjustel keeruline saada. Lepingutest tulenevaid trahve on küll võimalik tuvastada, aga see on siiski pigem jäämäe veepealne osa. Ehituskaod tekivad kõige enam projektijuhtimise vigade tagajärjel, mis omakorda on seotud ettevõtte juhtimisvigadega. Siin on asi aga juba mõttemaailmas, sest keegi ei taha vigu tunnistada, veel vähem näidata.

Mõõta tuleb kadusid, kulusid, aega ja muudatusi. See on kompleksne ja aeganõudev ülesanne. Kõiki kadusid on raske mõõta. Mõnede uuringute kohaselt on 30-35% ehituskuludest seotud ümbertegemiste ja vigade parandamistega.

Võrreldes tootmisega on ehituses kadude ajakulu väga suur. Tootmises on see keskmiselt 12%, kuid ehituses tervelt 57% (Lean Construction Institute). Keskmiselt 70% ehitusprojektidest läheb üle eelarve ja ajakava (Lean Construction Institute).

Siia sobib hästi n-ö Lean Design and Construction ideoloogia. Ehitusettevõtted, kes soovivad kadusid vähendada ja oma kasuminäitajaid parandada, võiksid kaaluda lean-põhimõtete juurutamist. Ühe kitsaskohana ehitusmaastikul võib näha suhteliselt agressiivset hoiakut partnerite vahel. See pole ainult Eesti probleem. Lean-mõtteviis nõuab koostööd ja usaldust. Tuleb oma vigu tunnistada ja seega näidata end haavatavana. Loodetavasti aitavad lean’i juurutamisest tulenevad kasud üle kirjutada praeguse valdava hoiaku.

Tasub teada

Juhtkond on tulemusmõõdikute süsteemi algataja.

Olulisteks ärielementideks peetakse valdavalt rahavoogusid, kasumit, rahulolu, tööohutust ja samuti riske. Kui küsida, milline nendest ärielemendist on kõige olulisem, siis sageli nimetatakse rahavoogude juhtimist.

Administreerimiskoormust peetakse KPI-de puhul oluliseks. Info kogumine mõõdikute arvestamiseks ei tohiks nõuda ülearu palju tööd.

KPI-d ja tulemustasude süsteem peavad olema seotud.

Mida ja kuidas ehitusfirmad mõõdavad?

• Rahavoo KPI on raha jääk pangakontol iga päeva lõpus.
• Kehtestatakse tinglikke raha miinimumjääke (rahareserv) iga päeva lõpuks, millest alla ei tohi langeda.
• Rahavoogu on võimalik jälgida ka projekti tasandil – projektid ja juhtimis- ning finantskulud summeeritakse ettevõtte rahavooks.
• Kui rahavoogu jälgitakse ainult ettevõtte tasandil, siis see töötab lühiajalise rahavoo korral maksetähtaegadest olenevalt kuni üks kuu.
• Rahavoogu saab mõjutada juba kliendi ja alltöövõtjatega lepinguid sõlmides.
• Rahavood seotakse projekti tasandil seotud tulemustasudega.
• Projektide kasumi jälgimine aitab näha probleemseid projekte ning suunata juhtkonna tähelepanu ja ressursse probleemide lahendamiseks.
• Jälgitakse ettevõtte kogukasumit ning allüksuste, tegevusvaldkondade ja tootegruppide kasumeid.
• Tööohutust jälgitakse pidevalt – see on töötajate ja alltöövõtjate huvides.
• Riskide ja võimaluste jälgimine projekti pakkumusfaasist kuni lõpuni võimaldab neid pidevalt fookuses hoida ja mõjutada kogu projekti eluea jooksul.
• Ajagraafik – võrdlus algselt arvestatud ajagraafikuga.