Te ei ole veel hiljaks jäänud ning praegu on just õige aeg tegutseda! Kui olete otsustanud e-arvele üle minna, tuleb sellest 1 kuu enne oma kliente teavitada – maksjate otsekorralduse lepingud muudetakse ülemineku käigus ümber e-arve püsimakse lepinguteks.
Mida e-arve puhul silmas pidada?
- Otsekorralduse nõuete asemel hakkab ettevõte väljastama e-arveid.
- Kui ettevõtte klient kasutab internetipanka – sel juhul asendab e-arve täielikult seni saadetud arvet.
- Kui ettevõtte klient ei kasuta internetipanka – sel juhul tuleb arve kliendile edastada e-maili või posti teel. Samal ajal saavad ka need kliendid jätkata automaatselt arvete tasumist, kui asuvad kasutama e-arve püsimakse teenust.
- Kõik toimivad otsekorralduse lepingud, mis on enne üleminekut sõlmitud, muudetakse ümber e-arve püsimakse lepinguteks.
- E-arvet on võimalik saata kõikidesse pankadesse, omades e-arve lepingut vaid ühe pangaga.
- Kui ettevõte kasutab kõiki e-arve teenusega kaasnevaid võimalusi, siis saab tema klient esitada e-arve saamise avaldusi nii internetipangas, pangakontoris kui ettevõtte enda juures. Püsimakse lepingut saab sel juhul sõlmida nii internetipangas kui pangakontoris.
- E-arve edastamise teenust kasutavale ettevõttele saadame regulaarselt ülevaateid lisandunud
e-arve avaldustest. Soovi korral on võimalik saada ülevaadet sõlmitud püsimakse lepingute ja maksete toimumise kohta.
E-arve on usaldusväärne ja turvaline. See on odavam kui paberarve ja muudab teenuse, kauba ning muude kulutuste eest esitatud arvete käitlemise märkimisväärselt efektiivsemaks. E-arvet kasutades laekuvad maksed kiiremini ja korrektsemalt, kuna maksekorraldus on kliendile juba ette täidetud ning arve saab ühe nupuvajutusega maksmisele suunata.
Kui olete otsustanud otsekorraldused e-arvele üle viia, mida siis vaja teha on?
- Hinnake oma tehnilist võimekust ja looge võimalus xml-formaadis e-arve väljastamiseks. Kui kasutate või plaanite hakata kasutama teenusepakkuja (Itella, eArvekeskus, Korteriyhistu.net) tuge, pöörduge nende poole.
- Leidke parim aeg e-arvele üleminekuks ning leppige meiega ülemineku osas kokku. Pange paika uued e-arvega seotud süsteemid ja protsessid ja andke meile hiljemalt detsembri lõpus teada, et soovite üleminekut korraldada täites taotluse. Üleminekuks on mõistlik arvestada vähemalt 3 järjestikust tööpäeva debiteerimisperioodist välisel ajal – ajal kui ei ole ühtegi nõuet üleval või on neid minimaalselt.
- Meie koostame üleminekukava ning e-arve lepingu ja saadame need teile allkirjastamiseks.
- Hiljemalt 1 kuu enne üleminekut teavitage oma kliente üleminekust (kas arve peal või eraldi kirjaga).
- Üleminekukavas kokku lepitud päeval (ca 2 päeva enne pangas toimuvat ümbervormistamist) sulgeme otsekorralduste maksjalepingute sõlmimise ja fikseerime üleviidavate maksjalepingute seisu.
- Kokku lepitud üleminekupäeval muudame pangas otsekorralduse maksjalepingud e-arve püsimakselepinguteks, seejärel saate hakata edastama e-arveid, mis lähevad juba automaatselt tasumisele.