Nii nagu euro saabumine 2011. aastal, toob Euroopa Liidu SEPA (Single Euro Payments Area) regulatsioon ettevõtjale kaasa uuendusi arvelduste vallas, mis suures osas jõustuvad juba 2014. aastal. Paljud ettevõtjad on muudatuste elluviimise ja firma majandustarkvara arendustöödega juba alustanud. Kes veel ei ole – on viimane aeg ennast teemaga kurssi viia ja ettevalmistusega peale hakata.

Järgnevalt kordame SEPAst tulenevad muudatused veelkord üle ning pakume välja abistavad loetelud ettevõtte valmisoleku testimiseks.

Esiteks

Muutuvad kõik kontonumbrid – kasutusele tuleb rahvusvaheline kontonumbri standard IBAN.
Alates 1. veebruarist 2014 liiguvad nii riigi- kui Euroopa sisesed maksed vaid siis, kui kasutatakse kontonumbrit IBANi kujul. IBANi kujule tuleb ettevõtte majandustarkvaras ja muudes infosüsteemides viia nii ettevõtte enda kontonumbrid kui ka tarnijate ja töötajate kontonumbrid. Enamasti tähendab see tarkvaraarendust, mille teeb majandustarkvara haldaja.

IBANi kasutuselevõtmiseks:

• Analüüsige, millistes süsteemides kasutate kontonumbri infot, arvestage nii ettevõtte enda kui ka partnerite ja töötajate infoga.
• Hinnake, millist arendust on vaja kontonumbrite viimiseks IBANi kujule.
• Viige läbi vajalikud IT-arendused.
• Vajadusel viige info olemasolevates andmebaasides IBANi kujule.
• Asendage tavaline kontonumber ettevõtte müügiarvetel ja blankettidel IBANi kujul kontonumbriga.
• Teavitage oma uutest kontonumbritest äripartnereid.

Lugege IBANi teemal lisaks SIIT.

Teiseks

Otsekorralduse teenus kaob ära.
Eestis senini kehtinud otsekorralduse skeem ei ole enam lubatud ning otsekorralduse lepingud lõpetatakse hiljemalt 1. veebruaril 2014. Otsekorralduse asemel tuleb kasutusele püsimaksega e-arve teenus ning ka edaspidi on maksjal võimalik saabunud e-arved automaatselt maksmisele suunata. Olemasolevad otsekorralduse maksjalepingud viib pank automaatselt üle e-arve püsimakse lepinguteks.

E-arve lahendusele üleminekuks peab ettevõtte majandustarkvara väljastama Eesti e-arve standardile vastavaid E-arveid. Kui see võimalus puudub, võtke oma majandustarkvara haldajaga ühendust, et see funktsionaalsus arendada. E-arvete väljastamiseks saate kasutada ka vastavat teenusepakkujat, nagu näiteks Itella või eArvekeskus.

E-arve kasutuselevõtmiseks:

• Analüüsige oma praeguseid otsekorraldusega seotud protsesse ning hinnake tehnilisi võimalusi asendamaks otsekorraldus e-arve teenusega. Vajadusel võtke pangaga ühendust. Kui kasutate või plaanite hakata kasutama teenusepakkuja (Itella, eArvekeskus) tuge, pöörduge nende poole.
• Leidke parim aeg e-arvele üleminekuks ning leppige pangaga ülemineku osas kokku. Pange paika uued e-arvega seotud süsteemid ja protsessid.
• Sõlmige pangaga e-arve saatmise leping.
• Otse e-arvet panka saates, testige koostöös pangaga e-arve faili. Teenusepakkuja kasutamisel teeb selle ära teenusepakkuja.
• Teavitage oma maksjaid e-arvele üleminekust vähemalt 1 kuu ette (näiteks arve peal).
• Kokkulepitud päeval (kõige varem 1.09.2013) lõpetage otsekorraldusnõuete saatmine ja edastage ainult e-arveid.

Lugege e-arve teemal lisaks SIIT.

Kolmandaks

Muutuvad maksete failiformaadid ja lisanduvad konto väljavõtete failiformaadid – kasutusele tuleb ISO20022 standardile vastav formaat.
Selle valdkonnaga tuleb tegeleda ettevõtjatel, kes saadavad maksekorraldusi panka failina. Kui teie ettevõttes sisestatakse internetipangas maksekorraldusi käsitsi,  siis see muudatus teid ei puuduta. Elektroonilises andmevahetuses ettevõtete ja panga vahel hakatakse kasutama ainult ISO20022 standardil põhinevaid maksete failiformaate. ISO formaat saab ettevõtetele kohustuslikuks 1. veebruaril 2015 ning ka siin on väga oluline teha ära vajalikud uuendused ettevõtte majandustarkvaras. Soovitame teil koos teiste SEPA-arendustega kaaluda koheselt ka ISO formaadi arendamist. Swedbank toetab uusi failiformaate ka Ärikliendi internetipangas ja Swedbank Gateways. Ärikliendi pangaprogrammi (Telehansasse) uusi formaate ei juurutata, kuna see pangakanal suletakse 2013. aasta lõpus.

ISO standardile vastavate failide kasutuselevõtmiseks:

• Uurige, kas ettevõtte majandustarkvara juba toetab ISO 20022 maksete ja väljavõtete failiformaate. Kui ei, siis tuleb tellida vajalikud arendused majandustarkvara haldajalt.
• Analüüsige milliseid äriprotsesse, süsteeme ning organisatsiooni üksusi uus maksete ja väljavõtete failiformaat (ISO20022) puudutab.
• Selgitage välja, millised on miinimumandmed ISO20022 faili koostamiseks. Andmehulk võib olla laiem kui kohustuslikud väljad ning formaatide kirjeldused on Pangaliidu kodulehel kättesaadavad.
• Testige maksete ja väljavõtete failiformaatide sobivust.

Lugege ISO failiformaatide teemal lisaks SIIT.

SEPA teemade osas palume lahkelt pöörduda äriklienditoe poole telefonil 613 2222 ja e-posti aadressil ariklienditugi@swedbank.ee või võtta ühendust oma ettevõtte kontaktisikuga. Lisaks oleme SEPA info koondanud ettevõtte infoportaali SEPA veebilehele.