Tööülesannete aja mõõtmine on üks parimaid viise ettevõtte kasvatamiseks. Nii saad ülevaate, kui palju aega kulub töötajatel kindlatele ülesannetele, klientidele ja protsessidele. Ometi on sellega seotud väga palju eelarvamusi. Uurisime raamatupidamisbüroodelt, mida nemad ülesannetele aja mõõtmisest arvavad ning vastused olid küllaltki sarnased. Panime kokku mõned populaarsemad müüdid, mille nüüd ümber lükkame.
Müüt: Fikseeritud hinnaga teenust pakkudes ei ole aja mõõtmine oluline.
Miks võib aja mõõtmine olla kasulik isegi siis, kui teenus on fikseeritud hinnaga? Kas tead, milline on sinu raamatupidamisbüroo kõige tulusam teenus?
Selleks, et teenuse eest tasu küsida, on vaja teada kulusid. Kui töökoormus on aja jooksul kasvanud, või oli hind juba alguses liiga madal, võib juhtuda, et teed klientidele tasuta tööd. Tänu aja mõõtmisele on teada täpne ajakulu ja teenusele saab määrata õiglast fikseeritud hinda.
Aja mõõtmine annab hea ülevaate, kui kasumlikud on teenused.
Mõõdetud aja andmete põhjal saab teha faktipõhiseid otsuseid. Kui pakutavate teenuste kasumimarginaal on teada, saad hinda sellele vastavalt kohandada ning keskenduda kõige kasumlikumatele neist.
Ülesannetele aega mõõtes on lisatöö kergesti tuvastatav. Mõnikord võib klient vajada lisateenuseid, mis ei ole fikseeritud hinnaga paketis kokku lepitud. Kui need lisaülesanded on dokumenteeritud, saab kliendile hõlpsasti arvega koos esitada tõendusmaterjali lisaks kulunud ajast.
Mõõdetud ajaga kogutud andmed annavad vajaliku teabe töö paremaks planeerimiseks.
Aja mõõtmine annab hea ülevaate raamatupidaja töökoormusest ja kliendile või ülesandele kuluvast ajast. Kui ettevõttega liitub uus klient või töötaja, on juhatusel põhjalik ülevaade käsilolevatest tööülesannetest ja neile kuluvast ajast ning töid või kliente on lihtne jagada.
Samuti on raportist näha, kui töökoormus kliendile järk-järgult suureneb. Töömahu kasvades võib juhtuda, et töötajate ülekoormamise vältimiseks on vaja palgata uusi töötajaid või tööülesandeid ümber jaotada.
Mõõdetud aja põhjal on lihtne probleemsed ülesanded üles leida ja need lahendada.
Oletame, et sinu bürool on kaks ühes suurusjärgus klienti, kuid ühele neist kulub töötajal topelt aega. Toome välja kaks varianti, milles võib probleem seisneda ja kuidas aja mõõtmine neid lahendada aitab.
Variant 1
Ajamõõtmise statistika põhjal avastad, et ühe kliendiga võtab suhtlemine kauem aega. Miks selline olukord on tekkinud? Klient ei saada dokumente õigeaegselt ja raamatupidaja peab saatma mitu meeldetuletust.
Sellele on kaks lahendust:
- Tõsta teenuse hinda vastavalt kulunud ajale.
- Seadistada automaatsed meeldetuletused, et vähendada käsitsi e-kirjade saatmist.
Variant 2
Ühe kliendi dokumentide sisestamisele kulub palju rohkem aega. Miks? Klienti teenindab algaja töötaja. Selle asemel, et korra kuus dokumente hulgi sisestada nagu kogemustega raamatupidajad, on ta teinud seda ülepäeviti. Seda teades saab juhendaja anda uuele töötajale näpunäiteid ja probleemi ka järgmisel korral vältida.
Müüt: Aja mõõtmine on frustreeriv ja ei meeldi töötajatele.
Peamised negatiivsed punktid, mida aja mõõtmise juures välja tuuakse:
- Aja mõõtmine ei vii mind oma eesmärkide saavutamisele lähemale.
- Ülesannetele aega mõõtes tunnen, et mind mikromanageeritakse.
- Ülemus tahab mind kontrollida.
- Aja mõõtmine on ajakulukas.
Need tunded võivad tekkida, kui aja mõõtmise eesmärki pole piisavalt lahti selgitatud. Toome välja mõned punktid mis räägivad aja mõõtmise kasuks.
- Tööaja mõõtmine loob selge ülevaate töökoormusest.
Raport, kus kuvatakse aja mõõtmisel kogutud andmed näitab, kui töökoormus on suurenenud. See on kiireim viis näha, kui keegi on ülekoormatud ja meeskonnas on vaja ülesandeid ümber korraldada. - Aja mõõtmise statistika aitab luua tulevikus realistliku ajakava tööülesannete jaotamiseks.
Lihtne ülesanne võib osutuda ajakulukamaks kui esialgu arvati. Probleem tekib, kui oled kliendiga juba ajagraafiku kokku leppinud ja see ei kattu reaalsusega. Kui eelneva statistika põhjal on järeldused tehtud, saab uue projekti ettevõtmisel teadlikult ajaliste nüanssidega arvestada. - Aja mõõtmine võimaldab paindlikku tööaega ja kaugtööd.
Kui tööülesanded saavad tehtud, ei ole oluline, et töötaja istuks üheksast viieni kontoris. Aja mõõtmisega saab töötaja näidata, et ka kodukontoris on ülesanded tehtud. - Mõõdetud ajaga saab näidata oma arengut tööl ja põhjendada ametikõrgenduse vajadust.
Palgaläbirääkimine on teema, mis võib inimestes kahetisi tundeid tekitada. Ajaraportite olemasolul on võimalik juhtkonnale anda ülevaade inimese panusest ettevõttele. Samuti on antud olukorras vajadusel lihtne ka töömahtu teiste töötajatega võrrelda. - Aja mõõtmine aitab kaasa produktiivsusele.
Oma tüüpilist tööpäeva analüüsides näed, kuidas ülesanded päeva jooksul jaotunud on. Ülevaate abil saad korraldada oma ülesandeid selliselt, et kõik, mida soovid ühe päevaga saavutada, on võimalik.
Müüt: Mõõdetud aega saab kergesti manipuleerida.
Täiuslikus maailmas on kõik inimesed usaldusväärsed. Kahjuks ei ole keegi meist ideaalne ning usaldades tööülesannetele kulunud aja märkimine töötajatele, võib ette tulla ka vigu.
Selleks, et aja mõõtmine oleks usaldusväärne, on oluline valida õiged tööriistad. Spetsiaalselt aja mõõtmiseks mõeldud programm võimaldab halduril ajakirjetega manipuleerimise keelata.
Selleks on erinevat tüüpi programme:
- Ajamõõtmise tarkvara – võimaldab lihtsalt aja mõõtmist.
- Ajamõõtmise ja tööhaldustarkvara – võimaldab ka ülesandeid hallata lisaks aja mõõtmisele.
- Tööhaldustarkvara raamatupidamisbüroole – võimaldab aja mõõtmist, ülesannete haldamist, arveldamist ja muid kasulikke võimalusi, mis on mõeldud spetsiaalselt raamatupidajatele.
Müüt: “Perfokaardid või Excel on sama head kui iga tarkvara”.
Programmi kasutamisel on alternatiivide ees palju eeliseid:
- Paljudel ajamõõtmise programmidel on stopperi funktsioon.
Stopperi funktsiooniga ei ole vaja kella vaadata või meeles pidada täpset aega, millal ülesandega alustati. Stopperile vajutades hakkab aeg ise jooksma ning uuesti klikkides aeg peatub. - Tarkvara kasutamine on mugavam kui paberite või Exceli kasutamine.
Excel ei ole just kõige lihtsam programm, mida õppida või kasutada. Märkmed, aga kipuvad kaduma isegi parimate süsteemide korral, näiteks kui on vaja aega märkida või need ülemusele esitada.
Kõigi töötajate poolt mõõdetud aja kontrollimine võib olla ka üsna aeganõudev. Juht, kes neid aegu kontrollima peab saaks seda aega kulutada hoopis arenguvestlustele töötajatega või teistele olulistele ülesannetele. - Tarkvara suurim eelis on analüüsimine.
Tarkvara kasutades ei pea andmeid enam käsitsi ümber kirjutama. Tarkvara tõmbab andmed, analüüsib neid ja loob visuaalselt atraktiivsed graafikud või tabelid. Nii saab teha kaalutletud äriotsuseid tegelike andmete põhjal.
Tööhaldustarkvara Uku raamatupidamisbüroodele, hea viis ülesannetele aja mõõtmiseks
Uku on hea lahendus raamatupidajatele ülesannetele aja mõõtmiseks. Lisaks ajale on Ukul ka muid funktsioone nagu tööhaldus, CRM, automatiseeritud arveldamine ja kliendikommunikatsiooni jälgimine.
Ukus saab ülesandele aega mõõta kolmel erineval viisil:
- sisestades aega käsitsi
- või hulgi
- ja stopperiga.
Loe lähemalt aja mõõtmise kohta Ukus.
Käsitsi aja sisestamine on väga mugav. Ava ülesanne ja täida vaid kaks välja:
- “Start” ja “Lõpeta”,
- “Start” ja “Kestus”,
- “Lõpeta” ja “Kestus”.
Stopper on kõige täpsem viis aja mõõtmiseks. Leia ülesanne, mida tegema hakkad, vajuta noolega nupul ja stopper alustab aja mõõtmist. Kui alustad järgmise ülesandega, korda protsessi. Kui alustad järgmist ülesannet korda protsessi ja esimese ülesande stopper peatub automaatselt. Loe lähemalt stopperi kasutamise kohta.
Mõnikord on vaja logida aega mitmele ülesandele korraga. Selleks vali ülesanded ja klõpsake sinises menüüs oleval noolel. Mitmele ülesandele korraga saab lisada võrdse aja või jagada see nende vahel võrdselt. Loe lähemalt, kuida sisestada aega mitmele ülesandele korraga.
Aja mõõtmise saab kohustuslikuks muuta ühele või mitmele kliendile tööd tehes. Ülesannet ei saa märkida tehtuks, kui sellele ei ole aega mõõdetud. See aitab tagada, et inimesed ei unusta aega logida. Loe lähemalt aja mõõtmise seadistamise kohta.
Teine kasulik aja mõõtmise säte võimaldab keelata käsitsi aja sisestamine, et mõõta ajaandmed täpsemaks. Selle sättega saab aega logida ainult stopperiga.
————————————
Samal teemal viisime 11. novembril läbi veebiseminari “Müüt murtud: ajamõõtmine ainult raiskab minu raamatupidamisbüroos aega“, kus purustasime raamatupidajatelt kuuldud aja mõõtmisega seotud müüte. Arutlesime ka osalejatega, mida nemad ajamõõtmisest arvavad. Inglisekeelset veebiseminari ja põnevat arutelu on võimalik järele vaadata siin.
