Hiljaaegu tuli mu poeg ülikoolist loengult ja ütles: "Kujutad ette, kogu loengus ei olnud peale minu ja mu pruudi mitte kedagi, kes oleks teadnud, mis tähendab RSVP?". Tegelikult kujutan ette küll. Mis selle neljatähelise lühendi taga siis peidus on?

Vastuvõttu korraldades on oluline teada osalejate arvu ja koosseisu. Seetõttu palutakse külalistel oma osavõtust eelnevalt teatada. Kõige rohkem kasutatakse kutsetel prantsusekeelset lühendit R.S.V.P. – repondez s`il vous plait (palun vastake).

Enamasti kasutakse sellist väljendit kutsetel, millele on lisatud telefoninumber või e-postiaadress. Eestis võib kutsetele kirjutada ka näiteks: "Palume teatada", "Äraütlevad vastused", "Eitava vastuse korral" ning lisada telefoninumber või e-postiaadress. Etiketi kohaselt teavitage alati – see pole kohustus, vaid see on viisakus.

Miks ma sellel teemal räägin?

Me oleme kõik korraldanud väiksemat või suuremat üritust, koosviibimist või muud taolist sündmust, kus on vaja planeerida sööke, jooke, laudu, toole, nõusid jmt. Tahame teada, kes meie kutsututest osalevad üritusel ja ikka selleks, et võimalikult täpselt ettevalmistust korraldada. Riidlen projektijuhtidega, kui nad on näiteks tellinud liiga palju toitu ja see jääb järele.

Kogu ettevalmistus maksab raha ja sageli mitte vähe. Kõik kutsujad soovivad aga mõistlikult kulutada.

Mis juhtub kui ei teata oma tulekust?

Näiteks on kutsutud 50 inimest, aga oma osalemisest on teada andnud 25. Me oleme tellinud nõud ja toidud, joogid 25-le, valmistanud ette rinnasildid, materjalid nimedega 25-le. Uksest astub sisse kutse saanud, aga oma osalusest teatamata jätnud külaline. Vastuvõtja satub piinlikku olukorda, sest esmalt ei leia ta nimesilti, külalisel on ebamugav, sest teda justkui ei oodatudki. Vastuvõtja pole selle külalisega arvestanud, sest ta pole oma tulekust teada andnud. Kõigil on paha olla!

Lihtne näide koolitusele registreerimisega – panen end koolitusele kirja ja olen minemas. Arve olen isegi kätte saanud, aga siis jõuab kätte koolituspäev ja olen haige ning ei teavita korraldajaid sellest, et ma ei saa osaleda. Korraldaja valmistab mulle ette materjalid, kohvipausid, isegi lõuna, aga ma olen ju haige ja ei osale. Arvet ka ei maksa, sest ma ei osalenud. Korraldaja helistab ja nõuab arve maksmist, sest ta on kulutused teinud ja mina pole teatanud, et ma ei osale. Igatahes ebameeldiv olukord mõlemale osapoolele.

Eriti hull on olukord nn "tasuta ürituste" korral. Panen end kirja ja kui ma ei lähe, siis ei lähe, sest koolitus on ju nagunii tasuta. Siinkohal tahaksin küsida, kuidas seda ette kujutada, et tasuta? Osalejale on küll üritus tasuta, kuid igal juhul finantseerib keegi seda nn "tasuta üritust" ja katab kõik kulutused materjalide jm osas.

Kui te pole päris kindel, kas saate üritusest osa võtta, siis on soovitav teatada mitteosalemisest pigem kohe kui viimasel hetkel. Elu võib teha plaanidesse ootamatuid korrektiive. Kui viimasel hetkel siiski selgub, et te ei saa osaleda üritusel, kuhu lubasite minna, siis andke sellest kindlasti teada telefoni- või e-posti teel. Sellega väldite ebameeldivaid olukordi ja raiskamisi ning käitute korraldajate suhtes lugupidavalt.