Töölepingu seaduse § 28 lg 2 p 4 kohaselt on tööandja kohustatud tagama töötajale kokkulepitud töö- ja puhkeaja ning pidama tööaja arvestust. Selline tööajaarvestuse pidamise kohustus võib tunduda tööandjale formaalsusena, sest töölepingu seadus ei sätesta konkreetsemaid nõudeid ega juhiseid, kuidas peab tööaja arvestuse pidamine toimuma ning nii võib tunduda, et piisab, kui panna paika töötamise algus- ja lõppaeg ning lähtuvalt sellest pidada ka töötatud aja kohta arvestust.

Euroopa Kohus on oma hiljutises otsuses asjas C-55/18 selgitanud tööajaarvestuse pidamise kohustust oluliselt laiemalt ning sedastanud, et tööajaarvestust puudutavad normid kätkevad endas kohustust luua ka süsteem, mis võimaldaks reaalselt ja tõhusalt mõõta töötaja igapäevast tööaega.

Nimetatud kohtuasi algas sellest, et Hispaania ametiühing nõudis, et ettevõte Deutsche Bank peaks looma endale tööaja arvestamise süsteemi. Deutsche Bank väitis, et Hispaania õiguses ei ole niisugust kohustust ette nähtud. Hispaania üleriigiline kohus märkis, et kuigi Deutsche Banki suhtes kehtivad mitmesugused tööaega reguleerivad õigusnormid, ei kasuta ta töötajate tegeliku tööaja registreerimise süsteemi, mis võimaldaks kontrollida, kas järgitakse kokkulepitud tööaega, ja arvutada võimalikud ületunnid. Konkreetselt kasutas Deutsche Bank infotehnoloogilist tarkvara, mis võimaldab registreerida ainult terve päeva pikkused puudumised, nagu puhkusepäevad või muud vabad päevad, mõõtmata aga iga töötaja tööaja pikkust ja tehtud ületunnitöö tundide arvu.

Kohtuasja raames toodi välja, et kui puudub süsteem, mis võimaldaks mõõta igapäevast tööaega, on praktikas töötaja jaoks keeruline, kui mitte võimatu, aru saada, et tegelikult peetakse kinni maksimaalsest iganädalasest tööajast, sõltumata selle kestusest. Kirjeldatud keerukust ei vähenda Hispaanias kehtiv kohustus luua töötajate süsteem, et registreerida vastava nõusoleku andnud töötajate tehtud ületunnitöö kestus. kvalifitseerimine ületunnitööks eeldab, et iga puudutatud töötaja tööaeg on teada ja seega eelnevalt mõõdetud. Kohustus registreerida ainult tehtud ületunnid ei anna seega töötajate käsutusse tõhusat vahendit, mis võimaldaks tagada maksimaalse iganädalase tööaja järgimist, mis sisaldab ületunde, ja teiseks, et ette nähtud minimaalsest igapäevasest ja iganädalasest puhkeajast on igas olukorras kinni peetud. Kohus küll nõustus, et kui puudub süsteem, mis võimaldab mõõta tööaja kestust, siis võiks näiteks Hispaanias kasutada töötaja muid tõendamisviise, muu hulgas näiteks tunnistaja ütlusi, e‑kirju või väljavõtteid
mobiiltelefonist või arvutist, et esitada tõendeid õiguste rikkumise kohta ja tuua sellega kaasa tõendamiskoormise ümberpööramine, kuid erinevalt igapäevase tööaja kestust mõõtvast süsteemist ei võimalda niisugused tõendamisviisid objektiivselt ja usaldusväärselt ära näidata töötaja igapäevast ja iganädalast töötatud töötundide arvu.

Sarnaselt Hispaania õigusega ei näe Eesti töölepingu seadus otseselt ette tööajaarvestuse spetsiifilise süsteemi loomise kohustust, kuid lähtuvalt eeltoodust peetakse seda Euroopa Liidu tasandil oluliseks ning tööandjad peaksid tõlgendama töölepingu seadusest tulenevat tööajaarvestuse pidamise kohustust laiendavalt, st olema valmis ise tagama asjakohaste süsteemide abil, et töötajate tööaja üle on ka tegelikult õigesti arvestust peetud.

Efektiivselt saab tööaja arvestuse pidamine toimuda näiteks juhul, kui töötaja registreerib oma tööle tulemise/töölt lahkumise kas tööruumidesse sisenemisel või teatud süsteemi logimisel. Muidugi võib tööandjatel tekkida soov jälgida töötajate töö tegemist ja töökeskkonna toimimist jälgimisseadmetega, kuna nende kasutamise korral on võimalik konfliktide tekkimisel hiljem kaamerasalvestistest vaadata, kes nimetatud ajamomendil töökohas tööd tegi ja kes mitte. Andmekaitse Inspektsioon on oma juhendmaterjalides aga selgitanud, et kuigi töökohas võib kasutada jälgimisseadmeid isikute või vara kaitseks, siis jälgimisseadmete kasutamine ei ole lubatud töötajate töö kvaliteedi ja hulga kontrollimise eesmärgil, samuti ei tohiks olla kaamerad suunatud vaid töö tegemise alale, kuna see võib piirata töötajate õigust privaatsusele ekstsessiivselt. Samuti peab töökohas enne töötajate alale kaamerate paigutamist olema tööandja kindel, et vähem töötaja privaatsust riivavaid võimalusi tööaja arvestamiseks ei leidu.

Euroopa Kohus sedastas eelviidatud kohtuasjas ka muuhulgas, et igapäevase ja iganädalase töötundide arvu usaldusväärne kindlaksmääramine on esmatähtis, et teha kindlaks, kas vastavaid töö- ja puhkeaja regulatsioone on järgitud tööandja poolt. Ilma tööaja arvestuse süsteemita ei ole võimalik töötajale ettenähtud õiguseid realiseerida, sest sellisel juhul pole nii tööandjatel kui ka töötajatel võimalust kontrollida, kas neist õigustest on kinni peetud ja sellisel juhul saab kannatada selliste regulatsioonide eesmärk, milleks on töötajate ohutuse ja tervise parema kaitse tagamine (Eestis reguleerib töötajate ohutuse ja tervisega seonduvat töötervishoiu ja tööohutuse seadus). See on selgitatav näiteks sellega, et mida puhanumad on töötajad, seda paremini suudavad nad oma tööle keskenduda, vältides näiteks hooletusest masinatega juhtuvaid õnnetusi. Lähtuvalt eeltoodust, kuigi tööajaarvestus tundub formaalsusena, on selle peamine eesmärk töötajate tervise ja ohutuse tagamine, mistõttu peaksid nii tööandjad kui ka töötajad ise pöörama rõhku sellele, et töötajate töö- ja puhkeaeg vastaks kehtivatele regulatsioonidele, selle juures on aga oluline, et iga tööandja tagaks just sellele töökeskkonnale sobiva tööajaarvestamise süsteemi.

Tööandja meelespea