PROBLEEM
Puudus hea ülevaade kuulõpetamise töödest, nende staatusest ja neile kuluvast ajast

LAHENDUS
Nimekiri jooksva kuu ülesannetest ning stopperi kasutamine

VÄÄRTUS

• Vajalik teave on koos ühes kohas
• Lihtne kasutaja asendamine
• Võimalus juurutamisel üle vaadata tööprotsessid

ETS NORD AS põhitegevuseks on ventilatsiooniseadmete ja -tarvikute tootmine ja müük. Pikaajalise kogemuse ja usaldusväärsete partnerite abil on suudetud panna alus järjepidevale tootearendusele. Lisaks Eestis, Tallinnas asuvale tehasele, on ettevõtte laienenud tootmisega ka Rootsi, Taani ja Soome, millest viimases on lausa kaks tootmist.

Kontsernis töötab kokku ligikaudu 350 töötajat, kellest 10 kuuluvad Eestis asuvasse finantstiimi, mis tegeleb kogu grupi raamatupidamisega ning finants- ja personalialaste küsimustega.

Finantstiim otsis pikalt programmi, kuhu sisestada kuu lõpetamisega seotud tööd, et kõikidel tiimiliikmetel oleks ülevaade tehtavatest töödest ning staatusest. Lisaks puudus arusaam, palju tegelikkuses erinevatele töödele aega kulub, mille põhjal vajadusel töölõike ümber korraldada.

Exceli kasutus jäi ajale jalgu

Enne Uku kasutusele võtmist toimus ETS NORD AS finantstiimi tööde haldamine Excelis, mille sisu oli aja möödudes muutunud rohkem kui 200 rea pikkuseks. Suurenenud mahust tingituna kasvas märkimisväärselt aeg, mis pearaamatupidajal kulus kuulõpetamise ajakava koostamisele. Kuu lõpetamine on ettevõttes kui vaheaudit, mil kontod vaadatakse iga kuu lõpus läbi ning kontrollitakse saldosid.

Exceli süsteem oli üles ehitatud ajal, mil ettevõttel oli Eestis üks ettevõte ning Soomes üks üksus. Tänaseks on ETS NORD AS laienenud nii Soomes, Rootsis kui ka Taanis ning üksuste samaaegne tööde korraldamine Exceli vahendusel muutus ebamõistlikuks. Vajadust uue lahenduse järele põhjustas ka kuu algus, mil Excel kõigil avatud oli ja programm pidevalt kokku jooksis.

Uku on abiks rohkem kui planeeritud

Nüüdseks on finantstiim kõik tööd Ukusse sisestanud ning seda pidi tegema ainult korra, sest edasi loob Uku ülesandeid vastavalt plaani sisestatud ülesannete korduvusele. ‘Jooksva kuu ülesanded’ vaade annab tiimiliikmetele hea ülevaate, kas töödega ollakse ajakavas või vajab mõni ülesanne lisatähelepanu. Samuti hinnatakse võimalust lisada tööfaile nii ülesannete külge, kui ka märkmete alla.

Kui algselt sooviti Uku abi, et hallata kuulõpetamise protsesse, siis tänaseks on kõik töölõigud toodud üle Ukusse. Üha enam kasutavad töötajad stopperit, mis annab juhile ülevaate, palju aega kulub ning millele peab keskenduma, et protsesse lihtsustada. Kui eelnevalt toimus protsesside parendamine tunde järgi, siis tänaseks on finantsjuhil korrektne informatsioon, millele tuginedes otsuseid teha.

“Kohest Uku kasu nägime kui töötaja jäi haiguslehele ning pidime tema töölõigud selleks ajaks üle võtma”

Aprillikuu seisuga, mil ETS NORD AS finantstiimi liikmed töötavad kodukontoritest, on Uku keskkonnaks, mis annab ülevaate iga töötaja töökoormusest ning võimaluse vajadusel reageerida. “Tänaseks oleme Uku tööle saanud selliselt, nagu seda alguses plaanisime. Kaugtöö annab meile lisainfot, mida võiksime veel Ukusse lisada” kirjeldab finantsjuht Ene.

Kuna erinevaid lahendusi ning programme on saadaval palju, siis teab Ene öelda, et iga uus programm vajab eestvedajat. Kedagi, kes teisi juurutamise protsessis aitab ja juhendab. ETS NORD AS tiimil võttis Uku juurutamine 4 kuud ning tänaseks on Uku täielikult omaks võetud.

Selgem ülevaade töökorraldusest

Uku kasutusele võtmisega leidis ETS NORD AS tööriista, mida finantstiim oli pikalt otsinud. Selge ülevaade töödest, kasutajatest ning ajakasutusest on just see, mida finantsjuht ühelt programmilt soovib.

“Ukuga tutvudes tekkis AHA efekt – olen leidnud tööriista, mida meil on päriselt vaja”

Kasutajad otsustasid, et iga töötaja kannab enda tööd Ukusse ise. See andis võimaluse hinnata, kas töid oleks tarvis koondada või hoopis eraldi ülesanneteks jagada. Antud tegevus võimaldas kriitiliselt üle vaadata finantstiimi tööprotsessid.

“Finantstiimidel, kes täna veel Ukut ei kasuta, aga otsivad töödehaldusprogrammi, soovitan igal juhul Ukut proovida. Raamatupidamistöö on väga reguleeritud ja tähtaegadest orienteeritud ning UKU võimaldab seda lihtsalt juhtida. Uku kasutusele võtmine on väga lihtne, paar tundi programmiga tutvumist, lisaks mõtete kogumist ja oledki valmis” soovitab Ene ka teistel finantstiimidel Ukule võimalus anda.